Geschäftsbrief
In diesem Beitrag und im Video erfährst du, wie du einen Geschäftsbrief nach DIN 5008 korrekt formatierst und welche Pflichtangaben hineingehören.
Inhaltsübersicht
Geschäftsbrief nach DIN 5008 formatieren
Ein Geschäftsbrief ist ein formeller Brief für berufliche oder offizielle Anliegen — zum Beispiel Bewerbungen, Anfragen oder Mitteilungen.
Damit er übersichtlich und professionell wirkt, gibt es feste Gestaltungsregeln. Eine wichtige Grundlage dafür ist die DIN 5008. Sie gilt im beruflichen Schriftverkehr als Standard und zeigt, wie ein Geschäftsbrief aufgebaut werden sollte.
Dazu gehören Briefkopf, Betreff, Fließtext, Grußformel, Unterschrift, Anlagenvermerk und Fußzeile. Alle haben nach DIN 5008 eine feste Position und einen definierten Abstand zum nächsten Element:
Die Basis: Seitenränder, Briefkopf und Schrift-Standards
Seitenränder, Zeilenabstand und Briefkopf bilden das Grundgerüst deines Geschäftsbriefs.
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Seitenränder und Zeilenabstände
Die Seitenränder bleiben immer gleich:
- Oben: 4,5 cm (bietet Platz für das Logo oder den Briefkopf)
- Unten: 2,5 cm
- Links: 2,5 cm (Lochrand)
- Rechts: 2,0 cm
Der Zeilenabstand beträgt 1,0 bis maximal 1,5
Schriftgröße und Schriftart
Auch Schriftgröße und Schritart sind immer einheitlich:
- Schriftart: Gut lesbare Schriften wie Arial, Calibri oder Helvetica sind nach DIN 5008 der Standard.
- Standardschriftgröße: 11 pt oder 12 pt für den gesamten späteren Fließtext.
Briefkopf
Der Briefkopf ist die Visitenkarte deines Schreibens — schließlich fällt der Blick des Empfängers als Erstes auf ihn. Er enthält vier zentrale Elemente:
| 1. Der obere Rand |
Die oberen 4,5 cm sind ideal, um dein Firmenlogo zu platzieren oder eine kreative Kopfzeile zu gestalten. |
| 2. Das Anschriftenfeld |
Enthält Rücksendeadresse (einzeilig und klein) sowie die Adresse des Empfängers. Wichtig: Hier gelten Maximalmaße: |
| 3. Informationsblock | Rechts, parallel zum Anschriftenfeld, plazierst du die Daten des Ansprechpartners: Bezugszeichen, Name, Abteilung und Kontaktdaten. |
| 4. Ort und Datum |
Nach dem Informationsblock fügst du eine Leerzeile ein und platzierst darunter Ort und Datum rechtsbündig. |
Da diese Basis bei jedem formellen Geschäftsbrief exakt gleich bleibt, kannst du die Formatierungen als feste Dokumentvorlage abspeichern. Bei jedem neuen Brief musst du dann nur noch den eigentlichen Inhalt anpassen.
Um dir die Arbeit zu erleichtern, haben wir hier eine perfekt nach DIN 5008 formatierte Briefvorlage für dich erstellt!
Betreff
Der Betreff steht zwei Leerzeilen unter dem Datum. Er zeigt kurz und deutlich, worum es in dem Brief geht.
Das musst du beim Betreff beachten:
- Schreibe ihn ohne das Wort „Betreff“ davor.
- Formuliere ihn kurz und aussagekräftig.
- Setze ihn fett, damit er sofort ins Auge fällt.
- Du kannst ihn zusätzlich durch eine etwas größere Schrift, zum Beispiel 13 pt oder 14 pt, hervorheben.
- Darunter folgt eine Leerzeile, bevor die Anrede beginnt.
Fließtext
Nach der Anrede beginnt der Fließtext. Trenne inhaltlich zusammenhängende Gedanken in eigene Absätze. Aufzählungen helfen dir, mehrere Punkte übersichtlich darzustellen, ohne lange Sätze zu schreiben.
Diese Stilregeln helfen dir, einen optimalen Geschäftsbrief zu schreiben:
- Kurze, aktive Sätze: Formuliere im Aktiv und vermeide lange Satzketten.
- Das Wichtigste zuerst: Beginne mit dem Kerninhalt.
- Klare Handlungsaufforderung am Schluss: Dein Empfänger soll wissen, was als Nächstes zu tun ist.
- Sachlicher, moderner Ton: Vermeide veraltete Floskeln wie „Bezugnehmend auf Ihr geschätztes Schreiben“ oder „Wir erlauben uns zu bemerken“.
- Hervorhebungen gezielt einsetzen: Fette Schrift und Aufzählungen helfen beim Lesen, wenn du sie sparsam verwendest.
- Rechtschreib- und Grammatikprüfung vor dem Versand: Nutze die automatische Prüfung in Word oder Google Docs und lies den Brief danach noch einmal selbst durch.
➡️Beispiel:
✓ „Für Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung.“
✗ „Bei Fragen erreichen Sie mich unter 0123 456789.“
Grußformel, Unterschrift und Anlagenvermerk
Vor der Grußformel setzt du eine Leerzeile. Die Grußformel schließt den Geschäftsbrief höflich ab.
➡️Beispiele
-
Mit freundlichen Grüßen
→ klassisch und immer passend -
Freundliche Grüße
→ etwas kürzer, aber trotzdem formell -
Herzliche Grüße
→ persönlicher, wenn du die Person besser kennst
Tipp: Mehr Ideen findest du in unserem Beitrag zur Grußformel.
Nach der Grußformel folgen drei Leerzeilen für die handschriftliche Unterschrift. Darunter stehen der Name und die Funktion der unterzeichnenden Person.
Wenn du einen Geschäftsbrief im Namen einer anderen Person oder eines Unternehmens unterschreibst, kann vor deinem Namen ein Kürzel stehen. Es zeigt, mit welcher Befugnis du handelst.
- i. A. = im Auftrag: Du übermittelst eine Nachricht oder erledigst ein Routineschreiben.
- i. V. = in Vertretung: Du darfst die Person oder das Unternehmen rechtsverbindlich vertreten.
- ppa. = per procura: Du hast Prokura, also eine besondere kaufmännische Vollmacht.
Falls du Anlagen beifügst, kommt der Anlagenvermerk direkt unter den Unterschriftenblock.
Fußzeile mit Pflichtangaben
In der Fußzeile, also ganz am Ende deines Briefes, plazierst du die Pflichtangaben. Je nach Rechtsform deines Unternehmens gelten unterschiedliche gesetzliche Anforderungen daran, welche Angaben ein Geschäftsbrief enthalten muss:
| Rechtsform | Pflichtangaben |
| Einzelunternehmen | Vollständiger Name der Inhaberin oder des Inhabers, Geschäftsbezeichnung (falls vorhanden), Anschrift, Steuernummer oder USt-ID |
| GbR | Namen aller Gesellschafterinnen und Gesellschafter, Anschrift, Steuernummer oder USt-ID |
| e. K. | Firma wie im Handelsregister eingetragen, Registergericht, Handelsregisternummer, Anschrift, Steuernummer oder USt-ID |
| GmbH / UG (haftungsbeschränkt) | Firma wie im Handelsregister, Sitz der Gesellschaft, Registergericht, Handelsregisternummer, alle Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer namentlich, ggf. Aufsichtsratsvorsitz, Steuernummer oder USt-ID |
| AG | Firma wie im Handelsregister, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, alle Vorstandsmitglieder namentlich, Aufsichtsratsvorsitz, Steuernummer oder USt-ID |
| PartG mbB | Name der Partnerschaft wie im Partnerschaftsregister, Registergericht, Registernummer, alle Partner namentlich, Steuernummer oder USt-ID |
| e. V. | Name des Vereins wie im Vereinsregister, Registergericht, Registernummer, Vorstand namentlich, ggf. Steuernummer |
Damit deine Fußzeile übersichtlich bleibt, hilft eine klare Reihenfolge:
1. Firma und Adresse
2. Kontakt
3. Register und USt-ID
Für die Schrift wählst du 9 bis 10 pt. Das ist klein genug, um Platz zu sparen, aber noch gut lesbar.
➡️ Beispiel
GmbH:
Muster GmbH | Musterstraße 12 | 12345 Musterstadt | Geschäftsführung: Jana Bauer, Markus Klein | Registergericht: Amtsgericht Musterstadt | HRB 98765 | USt-ID: DE123456789 | IBAN: DE00 1234 5678 9012 3456 78
Einzelunternehmen:
Lisa Maier Grafikdesign | Musterweg 5 | 54321 Musterort | Inhaberin: Lisa Maier | Steuernummer: 123/456/78901 | IBAN: DE00 9876 5432 1098 7654 32
Hinweis: Die Bankverbindung ist zwar keine gesetzliche Pflicht auf dem Briefbogen selbst, aber auf Rechnungen und Angeboten eine sinnvolle und übliche Ergänzung.
Typische Geschäftsbriefe umsetzen
Für drei Anlässe gibt es darüber hinaus noch spezifische Anforderungen, die du kennen solltest: Angebot, Rechnung und Mahnung folgen jeweils einer eigenen Logik.
📋 Angebot
Ein Angebot enthält über die allgemeinen Pflichtangaben hinaus diese Informationen:
- Angebotsnummer und Angebotsdatum
- Bezug zur Anfrage des Kunden (z. B. Datum und Art der Anfrage)
- Klare Leistungsbeschreibung mit Preisen und Konditionen
- Gültigkeitsfrist des Angebots
Die Gültigkeitsfrist ist besonders wichtig. Ohne sie gilt ein Angebot rechtlich unbefristet, was zu Missverständnissen führen kann.
Passende Betreffzeilen:
- Angebot Nr. 2025-047 zu Ihrer Anfrage vom 10. Mai 2025
- Ihr Angebot: Druckleistungen für das Projekt Sommerkollektion 2025
Passende Schlussformulierungen:
- Über Ihre Auftragsbestätigung bis zum 30. Mai 2025 freuen wir uns sehr.
- Bitte teilen Sie uns bis zum 30. Mai 2025 mit, ob wir den Auftrag erhalten dürfen.
🧾Rechnung
Eine Rechnung muss gesetzlich vorgeschriebene Angaben enthalten, damit sie steuerlich anerkannt wird. Das sind zusätzlich zu deinen allgemeinen Unternehmensangaben:
- Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum
- Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum
- Genaue Leistungsbeschreibung
- Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
- USt-ID oder Steuernummer
- Zahlungsziel und Bankverbindung
Fehlt auch nur eine dieser Angaben, kann der Empfänger die Rechnung nicht als Vorsteuer geltend machen. Das führt oft zu Rückfragen und Verzögerungen.
Passende Betreffzeilen:
- Rechnung Nr. 2025-112 für die Lieferung vom 2. Mai 2025
- Ihre Rechnung Nr. 2025-112: Beratungsleistungen April 2025
Passende Schlussformulierungen:
- Bitte überweisen Sie den Betrag von 1.190,00 Euro bis zum 15. Juni 2025 auf das unten genannte Konto.
- Wir bitten um Zahlung bis zum 15. Juni 2025 unter Angabe der Rechnungsnummer.
⚠️ Mahnung
Eine Mahnung setzt eine unbezahlte Rechnung voraus. Sie muss klar und bestimmt formuliert sein, darf aber trotzdem professionell und sachlich bleiben. Diese Angaben gehören zwingend hinein:
- Verweis auf die ursprüngliche Rechnung mit Nummer, Datum und offenem Betrag
- Hinweis auf den bereits eingetretenen Zahlungsverzug
- Neue, konkrete Zahlungsfrist
- Optionaler Hinweis auf weitere Schritte, falls die Zahlung ausbleibt
Passende Betreffzeilen:
- Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr. 2025-112 vom 5. Mai 2025
- Mahnung: Offener Betrag aus Rechnung Nr. 2025-112
Passende Schlussformulierungen:
- Bitte begleichen sie den Betrag bis zum 23.07.2026.
- Sollte der offene Betrag bis zum gennten Datum nicht eingegangen sein, behalten wir uns weitere Schritte vor.
Geschäftsbrief vor Versand prüfen
Bevor du den Brief ausdruckst oder als PDF verschickst, lohnt sich ein letzter, systematischer Blick. Die folgende Checkliste hilft dir, typische Fehler zuverlässig zu erkennen und zu beheben.
✓ Anschriftenfeld: Ist das Anschriftenfeld maximal 4,5 cm hoch und passt die Adresse vollständig ins Sichtfenster des Umschlags?
✓ Datum und Ort: Stehen Datum und Ort rechtsbündig und sind sie aktuell?
✓ Betreff: Ist der Betreff prägnant, fett gesetzt und steht er zwei Leerzeilen unter dem Datum?
✓ Abstände und Formatierung: Stimmen alle Abstände zwischen Betreff, Anrede, Fließtext und Grußformel mit den DIN-5008-Vorgaben überein?
✓ Pflichtangaben: Enthält die Fußzeile alle Angaben, die für deine Rechtsform vorgeschrieben sind, und stimmen sie exakt mit dem aktuellen Registerstand überein?
✓ Fußzeile: Ist die Fußzeile gut lesbar, in 9 bis 10 pt gesetzt und hält sie die Seitenränder ein?
✓ Signatur: Steht vor deinem Namen das richtige Kürzel? Nutze i. A., wenn du keine Vollmacht hast, und i. V., wenn du rechtsverbindlich zeichnest.
✓ Anlagen: Sind alle Anlagen, die du im Anlagenvermerk nennst, auch tatsächlich beigefügt und korrekt benannt?
✓ Kontaktangaben: Sind Telefonnummer und E-Mail-Adresse im Brief korrekt und aktuell?
✓ PDF-Export: Exportiere das Dokument als PDF und prüfe, ob alle Seitenumbrüche stimmen und kein Element aus dem Seitenrand herausragt.
Anrede Brief
Du hast jetzt alle wichtigen Regeln für einen normkonformen Geschäftsbrief nach DIN 5008 gelernt. Aber wie sieht es mit der Anrede selbst aus? In unserem Beitrag zum Thema „Anrede Brief“ zeigen wir dir, welche Anredeformen es gibt und wie du höflich und professionell bleibst.
Anrede Brief
Du hast jetzt alle wichtigen Regeln für einen normkonformen Geschäftsbrief nach DIN 5008 gelernt. Aber wie sieht es mit der Anrede selbst aus? In unserem Beitrag zum Thema „Anrede Brief“ zeigen wir dir, welche Anredeformen es gibt und wie du höflich und professionell bleibst.