Terminabsage
Du musst einen Termin absagen, aber bist dir nicht sicher, wie du die Absage am besten formulierst? Hier und im Video erfährst du, worauf du achten musst!
Inhaltsübersicht
Wie kann ich höflich einen Termin absagen?
Eine höfliche Terminabsage gelingt dir am besten, wenn du von Anfang an freundlich und respektvoll bist. Dabei solltest du den Termin so früh wie möglich absagen — am besten direkt, sobald du sicher weißt, dass du ihn nicht wahrnehmen kannst. So zeigst du, dass du dein Gegenüber respektierst und verantwortungsbewusst mit gemeinsamen Absprachen umgehst.
Damit deine Absage professionell und wertschätzend wirkt, halte dich an diese Grundsätze:
✓ Sag klar & deutlich ab und teile mit, dass du den Termin nicht wahrnehmen kannst.
✓ Nenne den Grund nur kurz und bleib allgemein.
✓ Drück dein Bedauern ehrlich aus.
✓ Zeig Verständnis für die Situation deines Gegenübers.
✓ Biete, wenn möglich, einen neuen Termin an.
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➡️ Beispielhafte Terminabsage Sehr geehrte/r [Name], |
So baust du eine professionelle Terminabsage auf
Eine professionelle Terminabsage folgt immer einer klaren Struktur. Das hilft dir, nichts Wichtiges zu vergessen und sicherzustellen, dass deine Nachricht freundlich und verständlich bleibt.
Dazu gehört:
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Höfliche Anrede: Starte mit „Hallo [Name]“, „Guten Tag [Name]“ oder „Sehr geehrte Frau [Name]“ — je nachdem, wie vertraut du mit der Person bist.
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Dank oder Bezug zum Termin: Zeige Wertschätzung, indem du dich bedankst oder Bezug auf den vereinbarten Termin nimmst. Zum Beispiel: „Danke für die Einladung zum Treffen am Freitag.“
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Klare und direkte Absage: Sag direkt, dass du nicht kommen kannst. Zum Beispiel: „Ich bedauere, Ihnen mitteilen zu müssen, dass ich unseren Termin am Freitag absagen muss.“
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Kurzer Grund (optional): Wenn du willst, nenne einen allgemeinen Grund — ohne Details. Zum Beispiel: „Aufgrund einer unaufschiebbaren beruflichen Verpflichtung …“ oder „Aus dringenden persönlichen Gründen …“.
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Bedauern ausdrücken: Zeige, dass dir die Absage leid tut, etwa mit: „Ich bedauere diese Unannehmlichkeit sehr.“
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Neuer Terminvorschlag (wenn möglich): Mach einen konkreten Vorschlag für ein anderes Treffen. Zum Beispiel: „Gibt es die Möglichkeit, den Termin auf nächste Woche zu verschieben? Wie sieht es Montag oder Dienstag bei dir/Ihnen aus?“
- Freundlicher Abschluss: Bedanke dich für das Verständnis und schließe deine Nachricht höflich ab. Zum Beispiel: „Vielen Dank für Ihr Verständnis. Mit freundlichen Grüßen, [Name]“
Wichtig: Halte deine Terminabsage kurz und klar. Verzichte auf lange Erklärungen oder Details. Ein bis drei kurze Absätze reichen völlig aus — oft genügen schon 50 bis 150 Wörter.
Terminabsage Mustervorlagen für verschiedene Situationen
Mit diesen Mustern kannst du schnell und einfach per E-Mail absagen. Wähle das passende Beispiel und passe es auf deine Situation an:
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Absage eines Kundentermins (formell): „Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name], leider muss ich unser Meeting am [Datum] aus dringenden geschäftlichen Gründen verschieben. Vielen Dank für Ihr Verständnis. Gerne schlage ich Ihnen zeitnah einen neuen Termin vor. Freundliche Grüße, [Name]“ |
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Kurzfristige Notfall-Absage (formell): Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name], leider muss ich unseren heutigen Termin aufgrund eines unvorhergesehenen Zwischenfalls kurzfristig absagen. Ich bitte, die kurzfristige Absage vielmals zu entschuldigen. Gerne schlage ich vor, dass wir einen neuen Termin vereinbaren — wäre beispielsweise Freitag für Sie möglich? Vielen Dank für Ihr Verständnis. Mit freundlichen Grüßen [Name].“ |
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Absage im Team (informell): „Hi [Name], leider kommt mir kurzfristig ein wichtiges Projekt dazwischen. Können wir unseren Termin auf morgen verschieben? Danke dir!“ |
Formulierungshilfen
Hier findest du kurze Bausteine, mit denen du professionell und persönlich absagst – mit kurzer Erklärung, wann du sie nutzen kannst:
➡️ Für den Einstieg und den Bezug auf den Termin:
– Vielen Dank für die Einladung zum Gespräch am Dienstag.
– Danke für Ihre Anfrage / Ihr Gesprächsangebot.
– Ich danke Ihnen für Ihre Zeit und die Einladung.
➡️ Für die eigentliche Absage:
– Leider kann ich den Termin am [Datum] nicht wahrnehmen.
– Am [Datum] bin ich leider verhindert und muss den Termin absagen.
– Es tut mir leid, aber ich muss unser Gespräch absagen.
➡️ Allgemeiner Grund für die Absage (optional):
– Wegen eines dringenden privaten Anliegens muss ich den Termin absagen.
– Aufgrund unvorhergesehener Umstände kann ich den Termin nicht wahrnehmen.
– Ein wichtiger Termin ist kurzfristig dazwischengekommen, sodass ich absagen muss.
➡️ Bedauern ausdrücken:
– Es tut mir wirklich leid, dass ich absagen muss.
– Es tut mir leid, dass ich den Termin nicht wahrnehmen kann.
– Ich hoffe auf Ihr Verständnis für die Absage.
➡️ Neuen Termin vorschlagen:
– Könnten wir den Termin auf [Datum/Uhrzeit] verschieben?
– Ich würde mich freuen, wenn wir einen neuen Termin finden könnten. Bitte lassen Sie mich wissen, wann es Ihnen passt.
– Ich stehe in der kommenden Woche an folgenden Tagen zur Verfügung: [Terminvorschläge].
Termin absagen in dringenden Fällen
Musst du einen Termin sehr kurzfristig oder wegen eines Notfalls absagen, kommt es vor allem auf schnelle und klare Kommunikation an. Hier die wichtigsten Tipps:
- Melde dich sofort, sobald du weißt, dass du absagen musst, damit dein Gegenüber frühzeitig Bescheid weiß.
- Drücke klar und ehrlich dein Bedauern aus: Zum Beispiel: „Es tut mir sehr leid, aber ich muss den Termin heute wegen eines Notfalls absagen.“
- Halte den Grund kurz: Ein Satz wie „wegen eines dringenden Notfalls“ reicht.
- Biete, wenn möglich, einen Ersatztermin an: Zeige so, dass dir der Kontakt weiterhin wichtig ist.
- Im Zweifel immer anrufen: Bei ganz kurzfristigen Absagen ist ein Anruf oft persönlicher und schneller als eine Nachricht.
Termin mehrfach absagen
Wenn du einen Termin schon mehrmals verschieben musstest, kommt es besonders auf Ehrlichkeit und Wertschätzung an. Zeig klar, dass dir die Situation unangenehm ist und der Termin trotzdem wichtig bleibt:
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Bedauern deutlich machen:
„Ich bedauere sehr, Ihnen den Termin erneut absagen zu müssen.“ -
Grund kurz nennen:
„Leider ist mir kurzfristig eine dringende Verpflichtung im Rahmen meines Studiums dazwischengekommen.“ -
Wertschätzung betonen:
„Bitte glauben Sie mir, dass mir unser Gespräch weiterhin sehr am Herzen liegt und ich die erneute Verschiebung sehr bedauere.“ -
Alternativtermin aktiv vorschlagen:
„Wäre ein neuer Termin in der kommenden Woche für Sie möglich? Alternativ nenne ich Ihnen gerne einige Optionen zur Auswahl.“
Was du bei einer Terminabsage unbedingt vermeiden solltest
Manche Fehler bei einer Terminabsage kommen schnell unhöflich oder unzuverlässig rüber. Damit das nicht passiert, achte besonders auf diese Punkte:
✗ Nicht zu vage bleiben: Formulierungen wie „Ich kann nicht“ oder „Geht leider nicht“ ohne Erklärung wirken desinteressiert. Gib einen kurzen, allgemeinen Grund an, zum Beispiel „aus persönlichen Gründen“.
✗ Keine Entschuldigung: Eine Absage ohne „Es tut mir leid“ oder „Danke für die Einladung“ kommt oft unhöflich rüber.
✗ Nicht zu spät absagen: Sagst du erst kurz vor dem Termin ab, kann das stressig für den anderen werden. Melde dich deshalb so früh wie möglich.
✗ Keine Schuldzuweisungen: Schiebe den Grund nicht auf andere oder mache Vorwürfe. Zum Beispiel kommt „Da mir der vorgeschlagene Termin nicht frühzeitig genug mitgeteilt wurde, kann ich ihn leider nicht wahrnehmen.“ nicht gut an.
✗ Zu viele Details: Niemand muss wissen, warum du im Detail nicht kannst. Bleib professionell und lieber bei einem kurzen Hinweis.
✗ Termin einfach verstreichen lassen (Ghosting): Gar nicht absagen ist das Schlechteste, was du machen kannst.
Schlechter Eindruck:
Meldest du dich erst in letzter Minute, wirkt das schnell unzuverlässig.
Beziehungsschaden:
Im Job kann eine unhöfliche Absage das Vertrauen zerstören.
Verpasste Chancen:
Bei Bewerbungen oder Meetings kann eine missglückte Absage dazu führen, dass du keine zweite Möglichkeit bekommst.
Unprofessioneller Ruf:
Wer öfter so absagt, gilt schnell als unorganisiert.
Terminabsage — häufigste Fragen
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Wie sage ich höflich einen Termin ab? Um höflich einen Termin abzusagen, bedanke dich für die Einladung und entschuldige dich klar. Nenne kurz den Grund der Absage ohne Details und schlage einen neuen Termin vor, wenn möglich. -
Wie sieht ein Muster für eine E-Mail zur Terminabsage aus? Ein Muster für eine E-Mail zur Terminabsage beginnt mit „Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name]“. Begründen Sie kurz und höflich, z. B. „Ein anderer Termin ist dazwischengekommen“. Enden Sie mit einer Entschuldigung und einem Alternativvorschlag.
Terminbestätigung
Jetzt kannst du eine höfliche Absage formulieren! Doch weißt du auch, wie du dein deinen Termin bestätigen kannst? Die besten Formulierungen & Tipps findest du hier!
Terminbestätigung
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