Terminbestätigung
Du möchtest einen Termin bestätigen? In unserem Beitrag und im Video findest du hilfreiche Tipps und Vorlagen für eine gelungene Terminbestätigung.
Inhaltsübersicht
Wie schreibe ich eine professionelle Terminbestätigung?
Eine professionelle Terminbestätigung brauchst du für ein Vorstellungsgespräch, ein wichtiges Meeting oder einen Geschäftstermin mit externen Partnern. In solchen Situationen zählt der erste Eindruck. Damit dein Gegenüber dich als zuverlässig und gut organisiert erlebt, kommt es auf höfliche und direkte Formulierungen an.
Am besten folgst du bei deiner Terminbestätigung einem festen Aufbau:
- Anrede: Beginne mit einer passenden Anrede. Nutze „Sehr geehrte Frau …“ oder „Sehr geehrter Herr …“ für formelle Kontexte
- Einstieg: Bestätige den Termin gleich im ersten Satz — zum Beispiel mit „Hiermit bestätige ich unseren Termin am 21. August um 14:00 Uhr“ oder „Gerne bestätige ich den vereinbarten Termin am 21. August um 14:00 Uhr“
- Zusätzliche Infos: Erwähne, worum es beim Termin geht, und ob etwas vorbereitet oder mitgebracht werden soll
- Abschluss: Schließe mit einem positiven Satz wie „Ich freue mich auf unser Gespräch“ und biete bei Fragen deine Unterstützung an
- Grußformel: Verwende am Ende eine passende Grußformel — etwa „Mit freundlichen Grüßen“ – und nenne danach deinen vollständigen Namen
Das könnte etwa so aussehen:
Tipp: Lege dir Textbausteine oder Vorlagen für wiederkehrende Formulierungen und E-Mails an. So kannst du deine Terminbestätigungen auch unter Zeitdruck schnell und professionell schreiben.
Warum ist eine Terminbestätigung wichtig?
Eine gut formulierte Terminbestätigung sorgt für Klarheit und schafft Planungssicherheit. Du gibst damit deinem Gegenüber alle Informationen schwarz auf weiß: Wann ihr euch trefft, wo und aus welchem Grund. Gerade in stressigen Phasen hilft das, Missverständnisse zu vermeiden und Termine ohne Nachfragen zu koordinieren.
Gleichzeitig zeigst du, dass du organisiert arbeitest und professionell kommunizierst. Das macht Eindruck — bei Kunden und Vorgesetzten. Besonders im geschäftlichen Umfeld schafft das Vertrauen und signalisiert Verlässlichkeit. Außerdem dient eine schriftliche Bestätigung als Nachweis, falls es später zu Unstimmigkeiten kommt.
Gut zu wissen: Terminbestätigungen können zusätzliche wichtige Informationen enthalten, wie Wegbeschreibungen oder Vorbereitungsmaterial. Diese gehen unter, wenn ein Termin nur mündlich ausgemacht wird.
Muster und Vorlagen für Terminbestätigungen
Wenn du regelmäßig Termine koordinierst, helfen dir gut vorbereitete Vorlagen, schneller und sicherer zu kommunizieren. Sie geben dir eine klare Struktur und ersparen dir das Formulieren von Grund auf. So bleibst du effizient — auch unter Zeitdruck.
Im nächsten Abschnitt findest du verschiedene Muster für Terminbestätigungen — von formellen E-Mails bis zu kreativeren Alternativen für lockerere Anlässe. Du kannst sie direkt übernehmen oder flexibel an deine Situation anpassen.
An Kunden oder Vorgesetzte — formelle Terminbestätigung per E-Mail
Eine formelle E-Mail eignet sich besonders für geschäftliche Termine mit externen Partnern, Vorgesetzten oder Behörden.
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➡️ Beispiel Betreff: Terminbestätigung für den 21. August 2025 Sehr geehrte Frau Schneider, Bitte bringen Sie die aktuellen Projektunterlagen mit, damit wir die nächsten Schritte gemeinsam abstimmen können. Ich freue mich auf das Gespräch! Wenn noch etwas unklar ist, melden Sie sich einfach. Mit freundlichen Grüßen |
Tipp: Du möchtest den Termin für ein Vorstellungsgespräch bestätigen? Dann schau dir gleich hier unseren Beitrag dazu an! Dort findest du passende Muster.
Für Ämter und Behörden — Terminbestätigung per Brief
Für offizielle Anlässe wie Bewerbungsgespräche oder Behördentermine eignet sich eine Terminbestätigung per Brief besonders gut. Achte darauf, Datum und Ort korrekt zu platzieren und die Formatierung übersichtlich zu halten.
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➡️Beispiel Anna Berger Anwaltskanzlei Hoffmann Stuttgart, den 3. Juli 2025 Bestätigung Ihres Termins am 10. Juli 2025 Sehr geehrter Herr Dr. Hoffmann, vielen Dank für Ihre Nachricht. Hiermit bestätige ich den Termin am Donnerstag, dem 10. Juli 2025, um 9:00 Uhr in Ihrer Kanzlei in der Sophienstraße 8, 70178 Stuttgart. Ich freue mich auf das Gespräch und den persönlichen Austausch. Falls sich Änderungen ergeben, geben Sie mir bitte kurz Bescheid. Mit freundlichen Grüßen |
Persönlich und direkt — lockere Terminbestätigung
Für informelle Termine oder kreative Umfelder darf deine Terminbestätigung ruhig persönlicher klingen. Wichtig ist nur: Trotz lockerem Ton sollten alle wichtigen Infos klar erkennbar bleiben.
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➡️ Beispiel Betreff: Unser Treffen am 2. August — ich freu mich drauf! Hallo Herr Neumann, schön, dass unser Termin am Freitag, den 2. August 2025, um 11:00 Uhr im „Atelier 27“ in der Augustenstraße 27 klappt. Ich bin gespannt auf unser Gespräch und freue mich auf frische Ideen und einen offenen Austausch. Bis dahin eine gute Woche! |
Tipps für eine erfolgreiche Terminbestätigung
Damit deine Terminbestätigung professionell wirkt und gut ankommt, brauchst du mehr als nur die richtigen Angaben. Es kommt auch darauf an, wie du sie formulierst. Die folgenden Tipps helfen dir, Klarheit und den richtigen Ton in Einklang zu bringen:
1. Schreib klar und konkret
Vermeide vage Angaben wie „nächste Woche“ oder „im Laufe des Tages“. Besser ist: „Dienstag, 9. Juli 2025 um 10:30 Uhr“.
2. Wähle einen passenden Ton
Der Ton hängt vom Empfänger ab. Bei Geschäftspartnern oder Vorgesetzten bleibst du formell. Im Team darf es auch mal lockerer sein — solange die Botschaft klar bleibt.
3. Korrigiere vor dem Absenden
Rechtschreib- oder Grammatikfehler wirken unprofessionell. Lies deine Nachricht am besten einmal komplett durch, bevor du sie abschickst. Dabei sollten dir kleine Unstimmigkeiten noch auffallen.
4. Reagiere schnell
Schicke deine Terminbestätigung möglichst innerhalb von 24 Stunden nachdem der Termin festgelegt wurde. So zeigst du Verlässlichkeit und vermeidest Rückfragen.
5. Denke an die mobile Ansicht
Viele Empfänger lesen E-Mails auf dem Handy. Verwende kurze Absätze und vermeide zu lange Sätze. So bleibt alles gut lesbar — auch unterwegs.
Terminbestätigung — häufigste Fragen
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Wie bestätige ich einen Termin? Bestätige einen Termin am besten schriftlich per E-Mail oder Post. Dabei sollten die wichtigen Details wie Datum, Uhrzeit und Ort enthalten sein. Halte deine Formulierung freundlich und klar. Und füge Kontaktdaten für Rückfragen hinzu. -
Was ist eine passende Formulierung, um einen Termin zu bestätigen? Um einen Termin zu bestätigen, kannst du folgende Formulierung nutzen: „Vielen Dank für die Einladung. Ich bestätige den Termin am 23.06.2025 um 11:30 Uhr. Ich freue mich auf unser Gespräch.“ -
Wie bestätigt man einen Termin per E-Mail informell? Um einen Termin informell zu bestätigen, beginne freundlich: „Hi, gern bestätige ich unseren Termin für Montag, den 6.10.2025.“ Halte es locker, aber klar. So vermittelst du Professionalität und Nähe gleichzeitig. -
Wie kann ich „Passt Ihnen der Termin“ formulieren? Du kannst für Terminvorschläge folgende Phrase verwenden: „Haben Sie am [Datum] Zeit für ein Gespräch um [Uhrzeit]?“, „Wie sieht es am [Datum] aus?“ oder „Können wir uns am [Datum] treffen?“
Termin Absage
Nicht jeder Termin kommt zustande — manchmal musst du ihn auch absagen. Wie du das professionell und respektvoll formulierst, zeigen wir dir hier im Beitrag zur Termin Absage.
Termin Absage
Nicht jeder Termin kommt zustande — manchmal musst du ihn auch absagen. Wie du das professionell und respektvoll formulierst, zeigen wir dir hier im Beitrag zur Termin Absage.