RACI Matrix
Mit einer RACI Matrix kannst du Rollen und Zuständigkeiten in Projekten klar definieren. Wie das funktioniert und worauf du dabei achten solltest, erfährst du hier und im Video.
Inhaltsübersicht
Was ist eine RACI-Matrix?
Die RACI-Matrix ist ein Werkzeug im Projektmanagement, mit dem du Verantwortlichkeiten in einem Team klar zuordnen kannst. Dadurch wird sofort sichtbar, wer für eine Aufgabe zuständig ist und an wen sich das Team bei Entscheidungen oder Rückfragen wenden kann.
RACI steht für diese vier Rollen:
- Responsible — verantwortlich
- Accountable — rechenschaftspflichtig
- Consulted — konsultiert
- Informed — informiert
Jede Aufgabe im Projekt wird diesen Rollen zugewiesen und in einer Matrix dargestellt: Auf der y-Achse stehen die Aufgaben, auf der x-Achse die beteiligten Personen oder Rollen. So wird schnell klar, wer welche Verantwortung trägt.
Die Rollen der RACI Matrix
Die vier Buchstaben von RACI stehen jeweils für eine Rolle, die beschreibt, wie jemand an einer Aufgabe beteiligt ist:
-
Responsible — verantwortlich
Diese Rolle übernimmt die Person oder das Team, das eine Aufgabe unmittelbar ausführt. Es kann mehrere Responsibles geben. Jedem sollte klar sein, wer welchen Teil übernimmt.
→ Beispiel: Entwickler, die den Code schreiben -
Accountable — rechenschaftspflichtig
Accountable ist die Person, die am Ende für das Ergebnis geradesteht. Sie trifft Entscheidungen und gibt die Arbeit frei. Pro Aufgabe gibt es nur einen Accountable, damit keine Doppelverantwortung entsteht.
→ Beispiel: Projektleiter, der die Abnahme macht. -
Consulted — konsultiert
Unter Consulted fallen Fachleute, deren Wissen in den Prozess einfließt. Sie geben Feedback, liefern Empfehlungen und werden in wichtigen Phasen eingebunden.
→ Beispiel: IT-Sicherheitsteam, das bei der Auswahl von Software mitredet. -
Informed — informiert
Diese Rolle beschreibt alle, die regelmäßig Informationen erhalten, ohne aktiv mitzuwirken. Sie bleiben über Fortschritte im Bilde, sind aber nicht in die Details eingebunden. Hier werden Informationsrecht (das Teammitglied hat das Recht, informiert zu werden) und Informationspflicht (das Teammitglied muss informiert werden) unterschieden.
→ Beispiel: Management, das regelmäßig ein Projektupdate bekommt.
Ein RACI-Diagramm erstellen
Damit du RACI in deinem Projekt konkret anwenden kannst, zeigen dir die nächsten Abschnitte Schritt für Schritt, wie du ein RACI-Diagramm erstellst.
Schritt 1: Aufgaben und Arbeitslast identifizieren
Bevor du Rollen zuweisen kannst, musst du genau wissen, welche Aufgaben im Projekt anfallen und wie viel Aufwand dahintersteckt. In der RACI-Matrix bilden diese Aufgaben die y-Achse, während die beteiligten Personen oder Rollen auf der x-Achse stehen. Sammle dafür zuerst alle Aktivitäten, die erledigt werden müssen: von der Planung über die Umsetzung bis zur Abnahme.
Strukturiere die Aufgaben anschließend in Arbeitspakete. Diese sollten so klein sein, dass du sie klar einer Person oder Rolle zuordnen kannst — aber groß genug, um nicht jedes Detail einzeln aufführen zu müssen.
Schritt 2: Rollen identifizieren
Für jede Aufgabe sollten die passenden Rollen klar definiert sein. Starte mit einer Liste aller Beteiligten im Projekt. Gruppiere sie dann nach ihrer Funktion oder Position, z. B. Projektleitung, Fachabteilung, IT-Support oder externe Partner. Ordne diesen Gruppen konkrete Rollen zu, die sich gut in ein RACI-Diagramm übertragen lassen.
➡️ Beispiel
In einem Softwareprojekt übernimmt Anna als Projektleiterin die Rolle Accountable, weil sie Entscheidungen trifft und das Ergebnis freigibt. Ben aus der Entwicklung ist Responsible und kümmert sich um die Umsetzung des Codes. Clara aus der IT-Sicherheit wird als Consulted hinzugezogen, um Fachwissen und Feedback einzubringen. Das Management-Team bleibt Informed und erhält regelmäßig Updates über den Projektfortschritt.
Schritt 3: Diagramm erstellen
Lege eine Tabelle an, in der du die Aufgaben aus Schritt 1 in die Zeilen schreibst und die Rollen aus Schritt 2 als Spaltenüberschriften verwendest. Jede Zelle zeigt dann, welche Rolle welche Verantwortung für die jeweilige Aufgabe hat.
Achte darauf, dass:
- eine Person „Accountable“ ist,
- eine „Responsible“ pro Aufgabe zugeordnet ist,
- „Consulted“ und „Informed“ gezielt eingesetzt werden. Nicht jede Rolle muss bei allem informiert oder konsultiert werden.
Schritt 4: Diagramm analysieren und Lücken ermitteln
Überprüfe zuletzt dein RACI-Diagramm auf typische Schwachstellen. Gibt es Aufgaben ohne klare „R“-Zuständigkeit? Ist eine Rolle mehrfach als „A“ eingetragen? Beides sorgt schnell für Unsicherheit oder doppelte Arbeit.
Achte auch auf ein gutes Gleichgewicht: Wenn zu viele Personen als „C“ oder „I“ gelistet sind, wird die Kommunikation unnötig aufwendig. Ziel ist, dass nur wirklich relevante Personen einbezogen werden — nicht alle, die theoretisch betroffen sein könnten. Meist reichen ein bis zwei Personen pro Aufgabe.
Passe das Diagramm bei Bedarf an. Am besten gemeinsam mit dem Team. So klärst du offene Fragen direkt und stellst sicher, dass alle hinter der Rollenverteilung stehen.
Vorteile und Nachteile der RACI-Matrix
Hier siehst du die wichtigsten Vor- und Nachteile der RACI-Methode auf einen Blick:
| Vorteile | Nachteile |
| Klare Rollenverteilung: Jeder weiß, wer verantwortlich ist, wer Entscheidungen trifft und wer informiert werden muss. Das reduziert Rückfragen und verhindert doppelte Arbeit. | Unübersichtlichkeit bei großen Projekten: Wenn zu viele Aufgaben und Rollen eingetragen werden, wird die Matrix schnell unlesbar. |
| Bessere Zusammenarbeit: Besonders in funktionsübergreifenden Teams sorgt RACI für Transparenz. So verstehen IT, Fachbereiche und externe Partner schneller, wie sie zusammenarbeiten. | Starre Struktur: In Teams mit flachen Hierarchien kann es schwerfallen, feste Rollen wie „Accountable“ klar zu vergeben. |
| Schnelle Umsetzung: Eine RACI-Matrix lässt sich mit wenig Aufwand erstellen, egal ob auf Papier, in Excel oder direkt im Projektmanagement-Tool. | Begrenzte Aussagekraft: Die Matrix zeigt zwar, wer informiert oder konsultiert wird, aber nicht, wie die Kommunikation abläuft. Ergänzend sollte daher ein Kommunikationsplan erstellt werden. |
| Weniger Konflikte: Wenn Verantwortlichkeiten vorab geklärt sind, entstehen seltener Missverständnisse oder unklare Zuständigkeiten. | Fehlende Flexibilität: RACI bildet feste Zuständigkeiten ab. In agilen Projekten, in denen Rollen häufig wechseln, passt das nicht immer. Die Lösung ist, die Matrix regelmäßig zu aktualisieren oder für einzelne Projektphasen anzupassen. |
Tipps für dein RACI-Diagramm
Ein RACI-Diagramm bringt nur dann echten Mehrwert, wenn es sauber angewendet wird. Die folgenden Tipps helfen dir, typische Fehler zu vermeiden und die Matrix so einzusetzen, dass sie deinem Team wirklich Klarheit verschafft.
1. Aufgaben aufteilen, wenn mehrere Personen zuständig sind:
Wenn du merkst, dass mehr als eine Person für eine Aufgabe „Responsible“ oder „Accountable“ ist, brich die Aufgabe in kleinere Einheiten herunter. So kannst du die Verantwortung gezielt zuweisen und vermeidest doppelte Zuständigkeiten.
2. Zusätzliche Rollen berücksichtigen:
RACI bildet nur vier Rollen ab. Die Realität im Projekt ist aber oft komplexer. Denk daher auch an Stakeholder,
Lieferanten oder Teammitglieder, die zwar mitarbeiten, aber in der Matrix nicht auftauchen. Diese Rollen kannst du ergänzend dokumentieren oder in einem begleitenden Kommunikationsplan abbilden.
3. Die Matrix regelmäßig überprüfen:
Projekte entwickeln sich weiter und Rollen verändern sich. Plane feste Zeitpunkte ein, um die Matrix mit dem Team zu reflektieren. Klärt sie noch alles? Fehlen neue Aufgaben? Solche Überprüfungen stärken die Akzeptanz im Team und halten die Darstellung aktuell.
4. Kommunikation klären, nicht nur Verantwortlichkeiten:
Die Matrix zeigt nur, wer beteiligt ist. Wie die Kommunikation erfolgen soll, muss separat festgelegt werden. Ergänze daher klare Regeln, wann jemand konsultiert oder informiert wird (z. B. im Sprint Planning, Review oder per Statusreport).
RASCI ergänzt RACI um Support. Diese Rolle beschreibt Personen, die bei der Umsetzung helfen, aber nicht die Verantwortung tragen.
RACIO fügt Omitted hinzu. Damit markierst du alle, die ausdrücklich nicht beteiligt sind.
RACI-VS erweitert das Modell um Verify und Signatory. Eine Person prüft die Ergebnisse, eine andere gibt sie frei.
REWA ersetzt die klassischen Rollen durch Expert, Work und Approver. Dieses Modell ist praxisorientiert und stärker auf die Ausführung ausgerichtet.
SMART Methode
Die RACI-Matrix hilft dir, Rollen im Projekt klar zu verteilen — aber wie formulierst du deine Ziele dabei richtig? Wie dir die SMART-Methode dabei hilft, erfährst du in unserem Video dazu!
