In diesem Beitrag haben wir eine Definition von Management by Exception für dich vorbereitet. Anschließend erklären wir dir das Vorgehen anhand eines Beispiels und zeigen dir die Vorteile und Nachteile dieses Führungsstils.
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Inhaltsübersicht
Management by Exception einfach erklärt
Das Management by Exception ist eine Managementtechnik, bei der es darum geht, dass die Mitarbeiter in Routinefällen eigenständig und eigenverantwortlich handeln und Entscheidungen treffen. Die Führungskraft greift nur in Ausnahmefällen ein, wenn zum Beispiel eine gewünschte Umsatzsteigerung von zehn Prozent, deutlich unterschritten wird. Dazu brauchen die Vorgesetzten natürlich ein sinnvolles und funktionierendes Überwachungs- und Beurteilungssystem. Außerdem müssen die Ziele und wie stark von ihnen abgewichen werden darf (Toleranzgrenze), klar festgelegt werden.
Durch das hohe Maß an Eigenverantwortung und Entscheidungskompetenz sind die Mitarbeiter motivierter. Wenn aber etwas schief geht, muss die Führungskraft rechtzeitig eingreifen, da sonst erhebliche Schäden für das Unternehmen entstehen können.
Management by Exception ist wie folgt definiert:
Management by Exception (Kurz: MBE, deutsch: Führen nach dem Ausnahmeprinzip) ist ein Führungsstil, bei dem die Mitarbeiter innerhalb von festgelegten Zielen eigenverantwortlich und selbstständig arbeiten. Entscheidungen und Verantwortung werden somit delegiert und dezentralisiert. Wenn ein gewisser Toleranzwert über- oder unterschritten wird, greift die Führungskraft ein.
Vorgehen
Beim Management by Exception steht das eigenverantwortliche Arbeiten der Mitarbeiter im Vordergrund. Die Angestellten erledigen alle Aufgaben in ihrem Kompetenzbereich selbstständig und treffen Entscheidungen autonom. Wenn etwas nicht so läuft wie geplant, dann greifen die Führungskräfte ein.
Damit das Management by Exception erfolgreich ist, ist es wichtig, dass du folgendes Vorgehen beachtest:
- Es müssen Ziele und Sollzustände festgelegt werden, an denen die Mitarbeiter ihre Entscheidungen ausrichten sollen (Bsp. Umsatzsteigerung um zehn Prozent).
- Außerdem müssen Größen, Kennzahlen und Erfolgskriterien definiert werden, anhand derer der Erfolg gemessen werden kann (Bsp. Umsatz, Verkaufszahlen).
- Im nächsten Schritt werden Toleranzgrenzen abgesteckt, innerhalb dieser darf sich das Ergebnis bewegen (Bsp. Umsatzsteigerung nicht kleiner fünf Prozent) .
- Zur Kontrolle und Überwachung der Zielerreichung muss ständig ein Soll-Ist-Vergleich und eine Abweichungsanalyse durchgeführt werden (Bsp. Soll: Umsatzsteigerung von zehn Prozent, Ist: Umsatzsteigerung von drei Prozent) .
- Bei einer Überschreitung oder Unterschreitung der Toleranz muss die Führungskraft sofort eingreifen (Bsp. Führungskraft erkennt, dass Umsatz nicht ausreichend steigt).
Es gibt auch einige Voraussetzungen, die gegeben sein müssen, damit das Management by Exception funktionieren kann:
- Grundsätzlich müssen alle Mitarbeiter die Ziele des Unternehmens kennen und verstehen.
- Außerdem müssen die Zuständigkeiten der Angestellten klar geregelt sein.
- Alle Beteiligten müssen die Sollzustände, die Abweichungstoleranzen und die Erfolgskriterien überblicken.
- Es muss ein Berichts-, Kontroll- und Informationssystem geben, anhand dessen die Führungskräfte Ausnahmefälle erkennen können.
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Beispiel Management by Exception
Stell dir vor, du bist zum Beispiel der Geschäftsführer eines Fast Food Restaurants mit zehn Filialen. Diese führen deine Mitarbeiter eigenverantwortlich. Du verwendest den Management by Exception Führungsstil. In diesem Geschäftsjahr möchtest du deinen Umsatz um zehn Prozent im Vergleich zum Vorjahr steigern (Ziel / Sollzustand und Erfolgskriterium). Deine Filialleiter treffen selbstständig und eigenverantwortlich Entscheidungen und führen verschiedene Maßnahmen (Bsp. Werbemaßnahmen, Rabattaktionen, Events, etc.) durch, um dieses Ziel zu erreichen. Im schlechtesten Fall soll dein Umsatz nur um fünf Prozent im Vergleich zum Vorjahr steigen (Toleranzgrenzen).
Du vergleichst jeden Monat die Umsatzentwicklung der Filialen mit dem Vorjahr (Soll-Ist-Vergleich).
Acht deiner Filialen erzielen eine Umsatzsteigerung zwischen 8 und 13 Prozent. Hier greifst du nicht ein und lässt deine Angestellten weiterhin selbst entscheiden.
Eine deiner Niederlassungen steigert den Umsatz kaum. Hier kontaktierst du den Filialleiter und erarbeitest gemeinsam mit ihm eine zusätzliche Werbekampagne.
Ein weiterer deine Standorte meldet einen Wasserrohrbruch und muss für zwei Wochen wegen der Reparaturarbeiten schließen. Dies führt natürlich zu erheblichen Umsatzeinbußen. Auch hier sprichst du mit deinem Mitarbeiter.
Vorteile
- Der Mitarbeiter trifft in seinem Kompetenzbereich eigenverantwortlich Entscheidungen, die Entscheidung wird also dort getroffen, wo das thematische Verständnis am größten ist.
- Die Führungskräfte werden entlastet, weil die Mitarbeiter selbstständig viele Entscheidungen treffen können.
- Die Angestellten sind durch ihren Freiraum, die Verantwortung und die Entscheidungskompetenz motivierter.
- Die Mitarbeiter können ihre Ideen einbringen.
- Die Arbeitnehmer lernen Schritt für Schritt mehr Verantwortung und Aufgabenbereiche zu übernehmen.
Nachteile
- Wenn das Kontrollsystem und Bewertungssystem nicht funktioniert, können erhebliche Schäden im Unternehmen entstehen.
- Die Führungskraft sieht immer nur, wenn etwas schlecht läuft, auf Erfolg wird nicht reagiert.
- Bei Misserfolg wird das tatsächliche Ergebnis verschleiert, um nicht schlecht dazustehen.
- Der Entscheidungsspielraum ist auf den Kompetenzbereich und Routineaufgaben beschränkt, das kann die Eigeninitiative beeinträchtigen.
- Alle interessanten Aufgaben übernehmen die Führungskräfte selbst.
Neben dem Management by Exception gibt es auch das Management by Objectives . Schau dir doch jetzt unseren Beitrag zu dem Thema an.
- Im Management by Exception treffen die Mitarbeiter deines Unternehmens ihre Entscheidungen selbstständig und eigenverantwortlich.
- Die Führungskraft legt Ziele fest, die erreicht werden sollen und wie stark das Ergebnis davon abweichen darf (Toleranzgrenzen).
- Mit Kontroll- und Bewertungssystemen überwacht sie dann den Grad der Zielerreichung.
- Wenn die Toleranz über- oder unterschritten wird, greift die Führungskraft ein.
- Durch die Handlungsfreiheit der Mitarbeiter sind sie motivierter und engagierter.
- Gleichzeitig muss die Führungskraft aber auch rechtzeitig eingreifen, wenn etwas schief geht, um erheblichen Schaden für das Unternehmen zu verhindern.
Management by Exception — häufigste Fragen
(ausklappen)
Management by Exception — häufigste Fragen
(ausklappen)-
Was zählt beim Management by Exception als Ausnahmefall?Ein Ausnahmefall im Management by Exception liegt vor, wenn ein Ergebnis eine vorher festgelegte Toleranzgrenze über- oder unterschreitet und die Führungskraft deshalb eingreifen muss. Im Beispiel eines Fast-Food-Unternehmens gilt eine Umsatzsteigerung von 10 Prozent als Ziel, während unter 5 Prozent als zu starke Abweichung gilt.
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Wie bestimmt man beim Management by Exception sinnvolle Toleranzgrenzen?Sinnvolle Toleranzgrenzen bestimmt man, indem man zu einem Ziel passende Kennzahlen festlegt und dann einen Abweichungsbereich definiert, in dem Ergebnisse noch als akzeptabel gelten. Der Bereich sollte normale Schwankungen abdecken, aber so eng sein, dass Probleme früh sichtbar werden. Außerdem müssen die Grenzen für alle Beteiligten eindeutig messbar sein.
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Was ist aktives Management by Exception?Aktives Management by Exception bedeutet, dass die Führungskraft die Kennzahlen laufend beobachtet und Abweichungen bewusst sucht, statt nur auf Meldungen zu warten. Sobald die Werte außerhalb der Toleranz liegen, greift sie ein und korrigiert die Entwicklung. Dadurch entstehen Entscheidungen nicht erst, wenn ein Problem bereits eskaliert ist.
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Was ist der Unterschied zwischen Management by Exception und Management by Objectives?Management by Exception unterscheidet sich von Management by Objectives dadurch, dass die Führungskraft bei MBE nur bei deutlichen Zielabweichungen eingreift, während Mitarbeitende Routineentscheidungen selbst treffen. Management by Objectives dagegen steuert Führung über vereinbarte Ziele und eine regelmäßige Zielüberprüfung, nicht nur über das Reagieren auf Ausnahmefälle.
Managementtechniken verstehen
Management by Exception ist eine Managementtechnik und gehört zum Themenfeld der Führung in Unternehmen. Wer sich mit Managementtechniken beschäftigt, vergleicht verschiedene Arten der Führung und ihren Einsatz im Arbeitsalltag. So erkennst du, wie Verantwortung verteilt wird und wann Vorgesetzte in Abläufe eingreifen. Im Wirtschaftsbereich findest du passende Videos zu diesem und verwandten Themen.