Du möchtest wissen, was man unter der Ablauforganisation versteht? Wir geben dir eine Definition und veranschaulichen die Organisationsform mithilfe von Beispielen. Im Anschluss betrachten wir die Aufgaben und Ziele der Ablauforganisation.
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Inhaltsübersicht
Ablauforganisation Definition
Die Ablauforganisation ist eine Organisationsform der Organisationstheorie. Grundsätzlich gilt es einen geordneten Ablauf der Teilaufgaben in einem Unternehmen herzustellen. Unter Berücksichtigung der Faktoren Raum, Zeit, Sachmittel und Personen entsteht ein dynamischer Arbeitsprozess der zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit führt. Das klingt alles sehr abstrakt. Stell dir vor, du stellst Hammer in einer kleinen Fabrik in „Ablaufhausen“ her. Im Grunde versuchst du die Prozesse deines Unternehmens so zu gestalten, dass die Transportwege kurz sind, keine Zeit verloren geht, die Maschinen voll ausgelastet und deine Mitarbeiter glücklich sind. Wenn die einzelnen Arbeitsschritte optimal miteinander verknüpft sind, läuft dein Unternehmen viel besser.
Im Gegensatz hierzu beschäftigt sich die Aufbauorganisation mit den statischen Strukturen des Unternehmens wie Stellen oder Abteilungen. Die Zusammenhänge und Unterschiede von Aufbau und Ablauforganisation haben wir auch nochmal separat für dich vorbereitet.
Ablauforganisation Beispiel
Die Grafik zeigt einen spezifischen Arbeitsprozess innerhalb deines Unternehmens. Um die Abwicklung einer Hammer-Bestellung bestmöglich durchzuführen, hast du einen optimalen Arbeitsablauf erstellt. Die einzelnen Schritte zur Abwicklung deines Auftrags werden entsprechend der zeitlichen und inhaltlichen Abfolge nacheinander ausgeführt.
- Anfragebearbeitung: Ein großer Baumarkt bestellt 800 Hammer bei dir. Nun musst du prüfen, ob die nachgefragte Menge im gegebenen Zeitraum produziert werden kann. Eventuell musst du den Kunden zusätzlich beraten.
- Angebotsbearbeitung: Nach Prüfung der Anfrage wird das Angebotsdokument erstellt und an den Baumarkt geschickt. Das Dokument enthält den Kaufpreis, die Lieferzeit und den Leistungsumfang.
- Disposition: Im dritten Schritt musst du die Gesamtaufgabe (Herstellung von 800 Hammern) in Teilaufgaben zerlegen. Die Teilaufgaben werden verteilt und entsprechend den einzelnen Abteilungen und Stellen zugewiesen.
- Auftragsbearbeitung: Die 800 Hammer werden in deinem Unternehmen produziert.
- Auftragsnachbereitung: Selbstverständlich willst du am Ende wissen, wie zufrieden der Kunde ist. Außerdem überprüfst du den Zahlungseingang des Auftrags.
Und Voila! Der Auftrag wurde perfekt abgewickelt und der Kunde ist zufrieden, weil der Ablauf der einzelnen Schritte perfekt organisiert war.
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Ablauforganisation Aufgaben
Hauptaufgabe der Ablauforganisation ist die räumlich-zeitliche Strukturierung der einzelnen Arbeitsschritte. Die Ordnung kann dabei nach unterschiedlichen Gesichtspunkten erstellt werden. Grundsätzlich verfolgst du immer alle Aspekte, aber oft ist eine Aufgabe wichtiger als eine andere. Weil du deine Hammer nur an einem Standort fertigst, ist der räumliche Arbeitsablauf weniger wichtig als in einem multinationalen Konzern mit vielen Standorten.
Du betrachtest die Herstellung des Hammerstiels etwas genauer:
- Arbeitsinhalt: Verrichtung und Arbeitsobjekte definieren inhaltlich einen Arbeitsschritt. Dem Arbeitsinhalt entsprechend werden die Arbeitsschritte dann angeordnet. In deinem Unternehmen werden kleine rechteckige Holzblöcke zu wunderschönen Hammerstielen geschnitzt. Hans sägt die Holzblöcke und Gisela schnitzt die Hammerstiele. Für einen perfekten Arbeitsablauf sägt Hans zuerst die entsprechende Holzblockgröße. Im Anschluss werden Sie von Gisela geschnitzt.
- Räumlicher Arbeitsablauf: Die Teilaufgaben werden nach räumlichen Gegebenheiten angeordnet. Die Anordnung soll kurze Transportwege und einen schnellen Durchlauf sichern. Dementsprechend sollten die Arbeitsplätze von Hans und Gisela möglichst nah aneinander liegen.
- Zeitlicher Arbeitsablauf: Ziel ist eine optimale zeitliche Anordnung der Teilaufgaben. Hierzu müssen Beginn, Ende und Gesamtdauer der Teilaufgabe bekannt sein. Dementsprechend kann die Frist des Auftraggebers berücksichtigt und eingehalten werden. Nach intensiver Beobachtung erkennst du, dass Hans die Holzblöcke doppelt so schnell sägt, wie Gisela sie schnitzen kann. Um den Arbeitsablauf zu optimieren stellst du Anna als zweite Schnitzerin ein. Dann werden im selben Zeitintervall zwei Blöcke von Hans zugesägt und zwei Blöcke von Gisela und Anna geschnitzt.
- Zuordnung der Arbeit: Teilaufgaben können grundsätzlich an Gruppen oder einzelne Personen vergeben werden. In unserem Beispiel beauftragst du entweder die gesamte Gruppe (Hans, Gisela, Anna) mit der Herstellung von 8 fertigen Hammerstielen oder weist die einzelnen Aufgaben getrennt zu. „Hans säge 8 Blöcke“. „Anna und Gisela schnitzt jeweils vier Hammerstiele“.
Ablauforganisation Ziele
Aber warum machst du dir denn den ganzen Aufwand? Welche Vorteile ergeben sich aus der Anwendung der Ablauforganisation?
Hauptziel der Ablauforganisation ist die Steigerung der Wirtschaftlichkeit. Um dieses Hauptziel zu erreichen, verfolgst du einzelne Unterziele:
- Optimale Kapazitätsauslastung: Damit Gisela nicht völlig überfordert mit der schnellen Arbeit von Hans ist, stellst du eine zweite Schnitzerin ein. Dadurch ist die Überbelastung von Gisela vermieden.
- Reduzierung der Durchlauf-,Warte-,Verteil- und Leerzeiten: Vor der Einstellung der zweiten Schnitzerin mussten Holzblöcke gelagert werden, da Gisela langsamer schnitzte als Hans sägte. Nach der Einstellung müssen keine Holzblöcke mehr gelagert werden und du sparst Lagerkosten.
- Erhöhte Termintreue: Durch die exakte zeitliche Planung ist die Festlegung des Liefertermins sehr genau. Die Ablauforganisation sichert dadurch eine termingerechte Lieferung an den Kunden.
Weitere Ziele:
Zielkonflikt
Das Ziel der optimalen Kapazitätsauslastung und das Ziel minimaler Durchlaufzeit stehen im Konflikt. Um eine gute Kapazitätsauslastung zu erreichen, muss vor jedem Arbeitsplatz ein hoher Auftragsbestand bereitstehen, damit die Gefahr von Leerlauf gering ist. Dadurch erhöhen sich allerdings für den einzelnen Auftrag die Liege- und damit auch die Durchlaufzeiten.
Dieser Konflikt ist auch bekannt als Dilemma der Ablauforganisation.
Ablauforganisation — häufigste Fragen
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Ablauforganisation — häufigste Fragen
(ausklappen)-
Was ist der Unterschied zwischen Aufbauorganisation und Ablauforganisation?Der Unterschied zwischen Aufbauorganisation und Ablauforganisation ist, dass die Aufbauorganisation die festen Strukturen im Unternehmen regelt, also Stellen, Abteilungen und Zuständigkeiten. Die Ablauforganisation beschreibt dagegen den Arbeitsprozess, also in welcher Reihenfolge, zu welchen Zeiten und an welchen Orten Teilaufgaben erledigt und miteinander verknüpft werden.
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Wie kann man die Ablauforganisation darstellen?Die Ablauforganisation kann man darstellen, indem man den Arbeitsablauf als Ablaufplan oder Prozessdiagramm visualisiert. Dafür ordnet man die einzelnen Arbeitsschritte in ihrer zeitlichen Reihenfolge an und verbindet sie mit Pfeilen. Zusätzlich kann man zu jedem Schritt kurz notieren, wer ihn ausführt und welche Sachmittel genutzt werden.
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Was ist der Unterschied zwischen Durchlaufzeit, Wartezeit, Verteilzeit und Leerzeit?Der Unterschied zwischen Durchlaufzeit, Wartezeit, Verteilzeit und Leerzeit liegt darin, welche Art von Zeit im Prozess gemeint ist. Durchlaufzeit ist die gesamte Zeit von Start bis Ende eines Auftrags. Wartezeit ist Stillstand des Auftrags zwischen zwei Schritten. Verteilzeit entsteht beim Weitergeben oder Transport. Leerzeit ist ungenutzte Zeit von Personen oder Maschinen.
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Was bedeutet das Dilemma der Ablauforganisation?Das Dilemma der Ablauforganisation bedeutet, dass sich hohe Kapazitätsauslastung und kurze Durchlaufzeiten oft widersprechen. Für hohe Auslastung sorgt man meist für volle Arbeitsplätze, indem vor jedem Schritt genügend Aufträge „bereitliegen”. Genau dieser Auftragsbestand führt aber dazu, dass einzelne Aufträge länger warten und die Durchlaufzeit steigt.
Organisation verstehen
Die Ablauforganisation gehört zur Organisation von Unternehmen und ist ein zentrales Thema in der Wirtschaft. Wer sich mit Organisation beschäftigt, betrachtet Aufgaben, Zuständigkeiten und feste Abläufe im Unternehmen. Dabei wird klar, wie Struktur und Prozesse zusammenwirken und warum gute Abstimmung Zeit und Kosten spart. Im Wirtschaftsbereich findest du passende Videos zu diesem und verwandten Themen.
