Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Was sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung?

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, kurz GoB, sind ein deutsches Regelwerk für eine korrekte Buchführung. Sie richten sich an buchführungspflichtige Kaufleute und Unternehmen.

Mit den GoB wird sichergestellt, dass Geschäftsvorfälle vollständig, richtig und nachvollziehbar erfasst werden. Das gilt sowohl für die laufende Buchführung als auch für den Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. 

Die GoB lassen sich in drei Bereiche aufteilen. Jeder Bereich regelt einen anderen Aspekt der Buchführung:

1. Buchführungsgrundsätze

2. Abgrenzungsgrundsätze

3. Bilanzierungsgrundsätze

Übrigens: Die Regeln findest du teilweise als feste Gesetze im Handelsgesetzbuch (HGB). Manche Teile basieren aber auch auf der kaufmännischen Praxis und sind somit „ungeschriebene Gesetze“.

Was sind die Buchführungsgrundsätze?

Die Buchführungsgrundsätze legen fest, wie du Geschäftsvorfälle im Alltag erfasst und dokumentierst. Sie gelten direkt beim Buchen und Belegen. Zusammen bilden sie die Grundlage für eine nachvollziehbare und verlässliche Buchführung.

Diese Grundsätze gehören dazu:

• Richtigkeit und Willkürfreiheit: Alle Zahlen müssen der Realität entsprechen. Du darfst keine Beträge erfinden, runden oder schönrechnen.
   
• Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall wird erfasst. Nichts darf weggelassen oder vergessen werden.
   
• Klarheit und Übersichtlichkeit: Die Buchführung muss für Außenstehende verständlich sein. Das bedeutet: deutsche Sprache, Beträge in Euro und eine lesbare, nachvollziehbare Struktur. Zwei ähnliche Buchungen dürfen nicht auf einmal komplett unterschiedlich aussehen, sondern die Buchführung soll einheitlich sein.
   
• Ordnungsmäßigkeit: Geschäftsvorfälle müssen zeitnah und in chronologischer Reihenfolge erfasst werden. Eine Buchung vom Montag darf also nicht erst am Freitag nachgetragen werden.
   
• Einzelbewertung: Jeder Vermögensgegenstand wird einzeln bewertet. Du darfst zum Beispiel nicht einfach alle Maschinen zusammenfassen und pauschal bewerten.
   
• Belegprinzip: Keine Buchung ohne Beleg. Ob Kassenbon, Rechnung oder Quittung — jede Buchung braucht ein Dokument als Nachweis. Das können Fremdbelege wie Kontoauszüge oder Quittungen sein oder interne Belege wie Gehaltslisten oder Materialentnahmescheine.
   
• Sicherheit: Alle Unterlagen der Buchführung müssen geordnet und sicher aufbewahrt werden, damit eine Prüfung im Nachhinein noch möglich ist. Die Aufbewahrungsfristen sind einzuhalten.

Was sind die Abgrenzungsgrundsätze?

Für eine korrekte Buchführung müssen Geschäftsvorfälle auch dem richtigen Geschäftsjahr zugeordnet werden. Dafür gibt es die drei Abgrenzungsgrundsätze:

• Realisationsprinzip: Gewinne dürfen erst verzeichnet werden, wenn sie tatsächlich zugeflossen (realisiert) sind. Es dürfen keine Gewinne verbucht werden, die noch nicht sicher sind und nur wahrscheinlich kommen werden.
   
• Imparitätsprinzip: Drohende Verluste aus schwebenden Geschäften oder Wertminderungen müssen bereits berücksichtigt werden, wenn sie vorhersehbar sind — nicht erst, wenn sie eingetreten sind.
   
• Periodenabgrenzung: Aufwendungen und Erträge müssen dem Geschäftsjahr zugeordnet werden, in dem sie entstanden sind. Wann die Zahlung geleistet wird, ist davon unabhängig. Wenn eine Aufwendung oder eine Zahlung über mehrere Jahre stattfindet, dann kann sie auch über die Jahre verteilt abgerechnet werden.

Was sind die Bilanzierungsgrundsätze?

Die dritte Gruppe der GoB sind die Bilanzierungsgrundsätze. Sie legen fest, wie die Bilanz aufgebaut, bewertet und von Jahr zu Jahr gestaltet sein muss:

• Bilanzklarheit: Die Bilanz muss übersichtlich und eindeutig gegliedert sein. Jeder Posten steht klar an seiner Stelle und muss aussagekräftig benannt sein, sodass du auf einen Blick erkennst, was wo steht. Gesetzliche Vorgaben für die Struktur der Bilanz und der GuV stehen im Handelsgesetzbuch.
   
• Bilanzwahrheit: Die Bilanz muss ein zutreffendes und vollständiges Bild der Vermögens- und Finanzlage zeigen. Werte dürfen also weder beschönigt noch verschleiert werden.
   
• Bilanzkontinuität: Die Gliederung und die Bewertungsmethoden — wie z. B. Abschreibungsverfahren oder die Reihenfolge bei der Lagerhaltung (FiFo/ LiFo) — bleiben von Jahr zu Jahr gleich. Das nennst du auch Stetigkeitsprinzip. Nur so lassen sich zwei Bilanzen aus verschiedenen Jahren sinnvoll miteinander vergleichen.
   
• Bilanzidentität: Die Eröffnungsbilanz eines neuen Geschäftsjahres muss mit der Schlussbilanz des Vorjahres übereinstimmen. Zahlen dürfen beim Übergang ins neue Geschäftsjahr also nicht einfach verändert werden.

Beispiel: Buchung nach den GoB

Stell dir vor, du kaufst am 14. März Büromaterial für 34,87 € in bar im Schreibwarenladen. Der Kassierer gibt dir direkt einen Kassenbon.

Damit hast du alles, was du für eine ordnungsgemäße Buchung brauchst. Der Kassenbon ist dein Beleg. Erst mit ihm darfst du buchen, denn das Belegprinzip gilt ohne Ausnahme. Der Buchungssatz lautet:

Jetzt siehst du auch, wie die anderen Grundsätze greifen:

• Vollständigkeit: Du trägst diesen Geschäftsvorfall ein, ohne ihn wegzulassen oder zu vergessen.
• Zeitnahe und chronologische Erfassung: Du buchst am 14. März, nicht irgendwann später. Die Buchung steht in der richtigen Reihenfolge im Kassenbuch.
• Richtigkeit: Du rundest den Betrag auf keinen Fall, sondern du buchst exakt den Betrag von 34,87 €, der auf dem Kassenbon steht. 

Warum sind die GoB wichtig?

Die GoB sorgen dafür, dass Zahlen verlässlich, nachvollziehbar und vergleichbar sind. Das bringt gleich mehreren Gruppen einen konkreten Nutzen:

• Unternehmensleitung: Wer sachlich und zeitlich korrekt bucht, sieht am Jahresende, wie das Unternehmen wirklich dasteht. Auf Basis dieser Zahlen lassen sich fundierte Entscheidungen treffen.
• Gläubiger und Geschäftspartner: Eine ordnungsgemäße Bilanz zeigt ehrlich, wie viel Eigenkapital vorhanden ist und ob Schulden bedient werden können. Das schützt alle, die dem Unternehmen Geld leihen oder Waren auf Kredit liefern.
• Finanzamt und Prüfer: Nur wenn die Buchführung ordentlich und vollständig ist, können externe Stellen die Bücher prüfen und nachvollziehen.

Was passiert, wenn man die GoB nicht einhält?

Wenn Unternehmer sich nicht an die GoB halten, drohen Konsequenzen durch das Finanzamt. Dabei kommt es aber immer auf die Schwere des Verstoßes an.

Kleinere Fehler können meist vom Unternehmer selbst korrigiert werden. Fehler können nämlich auch unabsichtlich passieren. Wenn anzunehmen ist, dass es aus Versehen geschah, wird der Unternehmer vom Finanzamt einfach zur Korrektur aufgefordert. 

Bei größeren Fehlern kann die Berichtigung durch eine Teilschätzung (Teile der Buchführung werden verworfen) oder Gesamtschätzung (gesamte Buchführung wird verworfen) erfolgen. Hier korrigiert das Finanzamt selbst die fehlerhaften Werte — oft zum Nachteil des Unternehmers. Das kann zu Steuernachzahlungen oder dem Verlust von Vergünstigungen führen.

Wichtig: Wenn Fehler mit Absicht gemacht werden, um seine Zahlen zu verbessern, drohen Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafen von bis zu drei Jahren!

Wie unterscheiden sich GoB und GoBD?

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff — kurz GoBD — legen fest, wie die digitale Buchführung auszusehen hat. Sie regeln, wie digitale Bücher und Belege geführt, gespeichert und aufbewahrt werden müssen.

Dazu gehören beispielsweise folgende Anforderungen:

• Unveränderbarkeit: Eine gespeicherte Buchung darf nachträglich nicht einfach überschrieben oder gelöscht werden.
   
• Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung muss dokumentiert sein, sodass der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt werden kann.
   
• Maschinelle Auswertbarkeit: Das Finanzamt muss bei einer Prüfung direkt auf die elektronischen Daten zugreifen können.
   
• Verfahrensdokumentation: Der technische und organisatorische Prozess muss schriftlich festgehalten werden (wer scannt wann, welche Software wird genutzt, wer hat welche Zugriffsrechte).

Bei der digitalen Buchführung gelten aber weiterhin die GoB — die GoBD sind nur eine Ergänzung zu den GoB. 

Buchführung verstehen

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gehören zur Buchführung und sind ein wichtiger Teil der Wirtschaft. Wer sich mit Buchführung beschäftigt, ordnet Belege, Buchungen, Bilanz und Gewinn eines Unternehmens. So wird klar, wie Geschäftsvorfälle richtig erfasst werden und warum feste Regeln für vergleichbare Zahlen wichtig sind. Im Wirtschaftsbereich findest du passende Videos zu diesem und verwandten Themen.