Doppelte Buchführung
Du fragst dich, was die doppelte Buchführung ist? Wie sie funktioniert, wann sie Pflicht ist und was du bei der Umsetzung beachten musst, erfährst du hier.
Inhaltsübersicht
Was ist die doppelte Buchführung?
Die doppelte Buchführung (Doppik) ist ein System der Buchhaltung, bei dem jeder Geschäftsvorfall immer zweimal erfasst wird. Einmal auf einem Konto im Soll und einmal auf einem Gegenkonto im Haben. Dadurch lassen sich alle Einnahmen und Ausgaben vollständig und fehlerfrei nachvollziehen.
➡️ Beispiel
– Stell dir vor, du betreibst einen kleinen Onlineshop und kaufst Waren im Wert von 2.000 Euro ein. In der doppelten Buchführung buchst du diesen Einkauf nicht einfach nur als Ausgabe. Stattdessen hältst du ihn auf zwei Konten fest: Zum einen sinkt dein Bankguthaben (Haben), zum anderen steigt dein Warenbestand (Soll).
Die doppelte Buchführung ist besonders wichtig, wenn du am Ende des Jahres einen zweiteiligen Jahresabschluss aufstellen musst. Dieser besteht aus einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist im Gegensatz zur doppelten Buchführung eine vereinfachte Form der Buchhaltung. Hier ziehst du die Ausgaben direkt von den Einnahmen ab. Was übrig bleibt, ist der Gewinn. Die EÜR eignet sich für kleinere Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind.
Wer muss eine doppelte Buchführung machen?
Ob ein Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet bist, hängt von diesen drei Kriterien ab:
- Kapitalgesellschaften wie GmbH oder AG, aber auch Personengesellschaften wie OHG, KG oder GmbH & Co. KG sind immer zur doppelten Buchführung verpflichtet.
- Sobald du als Einzelunternehmer im Handelsregister stehst, giltst du als Kaufmann und musst doppelt buchen.
- Einzelunternehmen und landwirtschaftliche Betriebe müssen doppelte Buchführung führen, wenn sie mehr als 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn pro Jahr erzielen (seit 2024).
➡️ Beispiel
– Du betreibst ein Mode-Label mit eigenem Webshop. Anfangs hattest du einen Umsatz von 600.000 Euro und einen Gewinn von 70.000 Euro. Hier hat die einfache Buchführung gereicht. Doch jetzt hast du einen Umsatz von 650.000 Euro und einen Gewinn von 85.000 Euro. Weil dein Gewinn über 80.000 Euro ist, musst du für das nächste Geschäftsjahr auf die doppelte Buchführung umsteigen.
Wie funktioniert die doppelte Buchführung?
In der doppelten Buchführung arbeitest du mit zwei Kontenarten: Bestandskonten und Erfolgskonten. Die Konten haben gemeinsam, dass sie in eine Soll- und Haben-Seite geteilt werden — also in Konto und Gegenkonto. Bestands- und Erfolgskonto haben jeweils eine bestimmte Aufgabe.
Die doppelte Buchführung liefert dir am Ende eines Geschäftsjahres zwei zentrale Auswertungen: die Bilanz und die GuV.
Die Bilanz ist eine Momentaufnahme deines Unternehmens: Was besitzt du? Und woher stammt das Kapital? Diese Informationen werden in den Bestandskonten abgebildet.
Die GuV dagegen betrachtet einen ganzen Zeitraum und zeigt, wie sich deine Einnahmen und Ausgaben entwickelt haben — also ob du Gewinn oder Verlust gemacht hast. Dafür nutzt du die Erfolgskonten.
Was sind Bestandskonten?
Bestandskonten sind das Rückgrat deiner Bilanz. Sie zeigen dir, was dein Unternehmen besitzt und woher das Geld dafür stammt. Dabei wird zwischen Aktivkonten und Passivkonten unterschieden.
Aktivkonten erfassen dein Vermögen — z. B.:
- Anlagevermögen: Maschinen, Fahrzeuge, Grundstücke — also alles, was dem Unternehmen langfristig dient
- Umlaufvermögen: Bankkonto, Kasse, Forderungen, Warenlager — also Vermögen, das sich schnell verändert
Wenn du jetzt eine Buchung machst, musst du das immer auf zwei Konten buchen. Hier arbeitest du mit Soll und Haben. Beim Aktivkonto schreibst du die Zugänge (z. B. ein Zahlungseingang) auf der Soll-Seite des Kontos auf und die Abgänge (z. B. verkaufte Ware) auf der Haben-Seite.
Passivkonten zeigen, wie dein Vermögen finanziert ist — z. B.:
- Eigenkapital
- Fremdkapital: z. B. Kredite
- Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten
- Rückstellungen
Machst du eine Buchung auf dem Passivkonto, schreibst du es umgekehrt auf: die Zugänge (z. B. ein neuer Kredit) auf der Haben-Seite und die Abgänge auf der Soll-Seite.
Wichtig: Aktiv- und Passivkonten sollten immer ausgeglichen sein.
Was sind Erfolgskonten?
Erfolgskonten zeigen, wie dein Unternehmen im laufenden Geschäftsjahr wirtschaftet — also, wo Einnahmen entstehen und wofür Geld ausgegeben wird. Dies wird auf den Aufwands- oder Ertragskonten verbucht. Anders als Bestandskonten starten Erfolgskonten jedes Jahr bei null. Sie bilden die Grundlage für die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
Aufwandskonten erfassen alle Ausgaben, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit anfallen — z. B.:
- Gehälter und Löhne
- Büromaterial und Werbekosten
- Miete, Strom, Wasser
- Abschreibungen auf Anlagen
- Kosten für Lieferanten oder Dienstleistungen
Sie werden nur auf der Soll-Seite gebucht. Für die Haben-Seite deiner Buchung brauchst du noch ein Bestandskonto. Du kombinierst also das Aufwandskonto und das Bestandskonto, um beide Seiten im Gleichgewicht zu halten.
Gut zu wissen: Je höher der Aufwand, desto kleiner dein Gewinn.
Ertragskonten zeigen, womit dein Unternehmen Geld verdient — z. B.:
- Umsätze aus Verkäufen
- Honorare für Dienstleistungen
- Zinsen, Mieteinnahmen oder Fördermittel
Sie werden ausschließlich im Haben gebucht. Zusätzlich zu Ertragskonten brauchst du noch die Soll-Seite des Bestandskontos. So sind die Soll- und Haben-Seite identisch.
Gut zu wisssen: Je höher der Ertrag, desto größer dein Gewinn.
Ein kurzes Beispiel
Du betreibst einen Fahrradladen. Im März kaufst du Fahrräder für 4.000 Euro ein. Diese Buchung tätigst du auf dem Bestandskonto auf der Aktiv-Seite, da es ein Umlaufvermögen ist.
- Dein Warenlager (Aktivkonto) wächst → Zugang im Soll
- Dein Bankkonto (Aktivkonto) sinkt → Abgang im Haben
In die Buchung schreibst du folgenden Satz: Warenlager (Soll) an Bank (Haben) 4.000
Wichtig: Alles, was im Soll gebucht wird, muss im Haben eine Gegenseite haben.
Ein paar Tage später verkaufst du alle Fahrräder für 6.000 Euro. Jetzt brauchst du zusätzlich das Ertragskonto, weil du durch den Verkauf Umsatz gemacht hast:
- Dein Bankkonto steigt (Aktivkonto) → Zugang im Soll
- Umsatz (Ertragskonto „Umsatzerlöse“) → Buchung im Haben
Du schreibst folgenden Satz in die Buchung: Bank (Soll) an Umsatzerlöse (Haben) 6.000
Außerdem musst du noch den Warenaufwand buchen, da du weniger Ware im Lager hast. Den Warenaufwand buchst du auf dem Aufwandskonto und das Warenlager auf dem Bestandskonto: Warenaufwand an Warenlager 4.000
Wichtig: deine Bilanz ist aktuell nicht im Gleichgewicht. Wenn aber am Ende der Gewinn vom Erfolgskonto auf das Eigenkapital gebucht wird, stimmt die Bilanz wieder.
Am Monatsende oder Jahresende zeigt dir deine Buchhaltung: Du hast 6.000 Euro Umsatz gemacht und 4.000 Euro für Waren ausgegeben. Das macht 2.000 Euro Gewinn. Das wird jetzt auf das Eigenkapital gebucht.
Du schreibst also: Umsatzerlöse (Soll) an Eigenkapital (Haben) 2.000
Deine Bilanz ist wieder ausgeglichen. Auf der Aktiv- und Passivseite stehen jeweils 2.000 Euro.
Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung
Die doppelte Buchführung ist aufwendiger als die EÜR — bietet dir dafür aber mehr Kontrolle, mehr Tiefe und bessere Entscheidungsgrundlagen. Besonders wenn dein Unternehmen wächst oder du langfristig planen willst, kann sich der Mehraufwand lohnen.
| Vorteile | Nachteile |
| Genaue Auswertungen: Durch Bilanz und GuV erhältst du einen umfassenden Überblick über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage. | Höherer Aufwand: Jeder Geschäftsvorfall muss doppelt gebucht werden. Das kostet Zeit und erfordert saubere Prozesse. |
| Bessere Entscheidungsgrundlage: Du erkennst, welche Projekte oder Produkte sich lohnen — und wo du gegensteuern solltest. | Komplexität: Die Systematik erfordert buchhalterisches Wissen oder externe Unterstützung. |
| Mehr Vertrauen bei Banken: Gute Zahlen erhöhen deine Chancen auf Kredite. | Vorfällige Umsatzsteuer: Du musst die Umsatzsteuer auch dann zahlen, wenn Kunden noch nicht gezahlt haben — das kann deine Liquidität belasten. |
| Langfristiger Nutzen: Bei geplanter Expansion, Investorensuche oder Rechtsformwechsel ist die doppelte Buchführung ein solides Fundament. |
Bilanz
Die doppelte Buchführung bildet die Grundlage für viele unternehmerische Entscheidungen. Wie genau sich diese Entscheidungen in der Bilanz widerspiegeln, zeigen wir dir in unserem Video!